電腦知識庫
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希望大家還記得除了在文件中首次出現的引文外，我們是可以用簡稱來參照餘下的引文的，所以只要在「引文標設」對話盒
輸入了引文的簡稱後，便可以指示Word自動從文件中找出和標設所有有相同簡稱的引文，另外你亦可指示Word將個別引文找出來，然後讓你逐個標設它。
為某個已選取的簡稱標設所有文中的引文，可按照以下步驟進行：
1.同時按下(Alt)、(Shift)及(I)鍵打開「引文標設」對話盒。
2.在「短篇引文」列表中選取一個引文簡稱。
3.點選「全部標設」按鈕。
想指定下一個要標設的引文，只要點選「下一篇引文」便可。
此外，在找尋引文時，Word會搜尋收載有"V."或"ibid."或法律詞綴如"in re"或"sess"的文本串。
揀選格式來建立法律文件索引
標設了所有引文後，大家便可挑選格式來建立法律文件索引。步驟如下：
1.將滑鼠移至你想放置法律文件索引的地方，並從「插入」菜單中選取「索引及目錄」選項。
2.點選「法律文件索引」標籤。
3.從對話盒下方的「格式」列表揀選一個格式，再從上方的「預覽列印」區查看效果。若果你揀選了「取自範本」格式，Word會以現有範本的樣式設定法律文件索引的格式。但你亦可點選「修改」按鈕來修改範本的樣式。
4.從對話盒右上方的「類別」列表揀選用於法律文件索引的引文類別，或選擇「全部」。
5.點選「確定」按鈕以建立索引。
修改或更新索引
如修改目錄或圖表目錄般，你可隨意揀選法律文件索引上任何一項編緝或重新設定格式。此外，你亦可再打開「索引及目錄」對話盒，為索引揀選新的格式或其他選項。
更新法律文件索引的步驟與更新其他由系統自動建立的目錄的步驟是相同的。你只須點選索引的任何部分，再按(F9)鍵便可更新它，或你可在其內按下滑鼠右鍵，從顯示的快顯功能表揀選「更新功能變數」即可。
你應察覺到，在點選「確定」按鈕以套用在「索引及目錄」對話盒對索引作出的更改後，Word會問你是否想取代所選取的引文類別。如你的索引收載超過一種類別，例如有案件、法令及憲法條文，Word每次只會修改其中一個類別。如要修改索引內特定的一個類別，應先點選該類別才打開「索引及目錄」對話盒作出修改。
下次我會為大家介紹如何建立常用索引。
(注意: 因印刷有誤，上期教大家使用「引文標設」對話盒在文件內標設引文的步驟六所顯示的「顯示／隱藏」按鈕應為「
」而不是「?」。﹞
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(電郵地址："Daniel_KC_To@police.gov.hk")