本專欄旨在提供一些易學易懂的小貼士，讓大家能更有效使用工作桌上的電腦， 希望各位讀者能鼎力支持及提供意見。此外，本欄亦歡迎大家與其他讀者一起分享其使用電腦的心得或意見，請以電郵方式寄來 “ap2-ss34-a-itb@police.gov.hk”。

今期率先為大家介紹警隊常用公文範本的使用要領, 這些預先格式化的範本是在進行微軟辦公系統版本升級計劃時安裝的, 目的是希望減省撰寫公文所需的時間。

現在提供的範本約有二百個，並可分類如下：

甲. 按名稱排列的警務處表格(Pol_Name)

乙. 按表格編號排列的警務處表格(Pol_No)

丙. 按名稱排列的政府表格(GF_Name)

丁. 按表格編號排列的政府表格(GF_No)

戊. 一般用途的信件(Corres_Gen)

己. 刑事部使用的信件(Corres_Crm)

庚. 軍裝部使用的信件(Corres_UB)

辛. 個人使用的範本(Personal)

壬. 雜項範本(Miscellaneous)

大家可依照以下步驟，利用這些範本撰寫常用的公文：

(1) 從快捷列中, 啟動 MS Word 2000

(2) 開啟「檔案」功能表

(3) 揀選「開新檔案」，此時有一個對話方塊出現

(4) 點選對話方塊上方的類別標牌來選擇範本類別 (例如Pol_Num)

(5) 點選所需的範本名稱, 並按「確定」建立新檔案 (例如Pol 154)

(6) 編輯文件

現在編輯的文件是在保護模式，你只可在灰色的字段上輸入資料。按「Tab」鍵可移到下一個字段，同時按「Shift」和「Tab」鍵則返回上一個字段。編輯完畢後，在「檔案」功能表內選擇「儲存檔案」，置定目標檔案夾及輸入檔案名稱，完成公文製作。

也許你覺得這些範本未能完全符合你的要求，有沒有想過修改它們呢? 下期將為大家披露其中要訣。


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