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取代Excel工作表的資料

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上期我們介紹了如何在Excel工作表中找出你要的字元串。今期則介紹「取代」指令，使大家能以一特定字元串在表中局部或全面取代找出的結果。

1.從「編輯」選項單中選取「取代」選項，或同時按及鍵，也可按「尋找」對話盒中的「取代」按鈕，「取代」對話盒便會在屏幕顯示。

2.在「尋找」欄况鍵入要搜尋的字元串，然後在「取代成」欄中鍵入希望用以取替的字元串。例如：若要將所有在工作表中出現的「HKPF」改為「Hong Kong Police Force」，在「尋找」欄况應鍵入「HKPF」，然後在「取代成」欄中鍵入「Hong Kong Police Force」。

3.按「找下一筆」按鈕或鍵便會自動跳到儲有那個字元串的儲存格，如此類推，但卻不會立即改變儲存格的資料。

4.若要在某個找出的儲存格更改資料，可按「取代」按鈕。完成後，Excel會繼續移到下一個存有同樣字元串的儲存格。

5.如不想逐個儲存格按「取代」按鈕才更改內容，可按「全部取代」按鈕， Excel便會立即自動找出所有與「尋找」欄內容相同的字元串，並一次過以「取代成」欄况的字元串取代它們。

6.要擴大搜尋範圍，可在「尋找」欄中採用上期提及的「萬用字元」，即「?」或「*」。例如：若要將所有在工作表中出現的「HK Police Force」及「Hong Kong Police Force」改為「HKPF」，只須在「尋找」欄鍵入「H*Police Force」，然後在「取代成」欄鍵入「HKPF」，再按「全部取代」按鈕便可。

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(電郵地址：ap2-ss34-a-itb@police. gov.hk)

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