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替Excel的儲存格及選取域命名

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其實大家知否可在Excel中替儲存格及選取域命名,然後利用這個名稱代替儲存格或選取域的參照位址來定運算方程式(例如:=Sheet1!A1 + Sheet1!A2)。這樣做首先會較為方便,因為輸入一個名稱(例如:Police)總比較輸入一個參照位址(例如:Sheet1!A2)來得簡單。而且,當我們把「Sheet1!A1」和「Sheet1!A2」分別命名為「HK」和「Police」後,以「=HK + Police」或「=Sheet 1!A1 + Sheet 1!A2」方式作定義的運算方程式都能計算出相同而正確的數值。再者,我們可以隨時隨地以名稱引用在現存或另一個工作簿中命名了的儲存格或選取域。

下面將為大家介紹如何利用「名稱方塊」及「命名功能表指令」來達到此目的。

相信最容易的方法莫過於利用資料編輯列旁邊的「名稱方塊」。首先選取目標儲存格或選取域,將游標放在「名稱方塊」�G,再輸入你選定的名稱,按下<Enter>鍵便可。命名之後,儲存格或選取域的名稱會代替參照位址出現在「名稱方塊」中。不過,切記在名稱中不能輸入空位,所以Excel只接受「HK_PF」而不接受「HK PF」。如果你替某個範圍的儲存格命名,它的名稱只會在你全選整個範圍時才會出現在「名稱方塊」�G。

如用「命名功能表指令」的方法,請先在「插入」菜單中選取「名稱」,再選取「定義」,也可同時按下<Ctrl>鍵及<F3>鍵,「定義名稱」對話盒即出現。在「現有名稱」欄�G輸入名稱,然後在「參照到」欄內輸入「=」和要命名的儲存格或選取域(例如:=D20或=A1 : A10),接著按下「新增」按鈕即可。如「定義名稱」對話盒正開著,你也可先將游標放在「參照到」欄�G,之後利用滑鼠或箭咀鍵在工作表上選取一個或多個儲存格,那麼儲存格的參照位址便會自動顯示在欄內,這比之前用人手輸入參照位址更為方便快捷。最後若要關閉對話盒,只需按下「確定」或「關閉」按鈕。

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(電郵地址:Daniel_KC_To@police. gov.hk)


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