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Excel的群組編輯功能

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上期教大家建立了一個共四張開支季度工作表（Expense 1、Expense 2、Expense 3及Expense 4）的工作群組（Expense.xls），今期為大家介紹怎樣利用一些群組編輯功能，「填滿」指令是其中的一個。總括來說，執行這個指令類似同時執行「剪下」及「貼上」指令，不過它更為簡單有效。

例如，我們要把「Expense 1」工作表上的重複性資料複製到其餘的工作表。最好的做法是先在「Expense 1」中選取藏有這些資料的儲存格區域（假設是A1:F10），然後選取「編輯」菜單中的「填滿」選項，再選擇「填滿工作群組…」，在顯示的「跨表填滿」對話方塊裡選取「內容」和按下「確定」，那麼同樣的資料便會全部貼在「Expense 2」、「Expense 3」及「Expense 4」相同的位置上。緊記「填滿工作群組…」選項只會在我們選擇了一組工作表為工作群組後才供選擇。

現在你只需要適當地修改標題便可，例如將「Expense 2」、「Expense 3」及「Expense 4」的標題由複製自「Expense 1」的「First Quarter」改為「Second Quarter」、「Third Quarter」及「Fourth Quarter」。你亦會發現所有定義在「Expense 1」的方程式也會隨著「跨表填滿」指令悉數無誤複製到各工作表中。

除了「填滿」指令外，Excel還有下列的群組編輯功能供你選用：

選取功能結　果
鍵入資料 將某張工作表鍵入的資料悉數複製在同一工作群組裡的其他工作表中。
列印功能 你在「檔案」菜單選取的所有列印指令將同時應用於同一工作群組的全部工作表裡。
格式功能 任何在「儲存格格式」對話方塊標籤裡作出的改變，例如在「數字」、「對齊」、「字型」、「外框」、「圖樣」及「保護」的調整都會在同一工作群組的各張工作表上同時作用。
這也適用於「格式」菜單裡的「列」、「欄」、「自動格式設定」、「設訂格式的條件」及「樣式」指令。
編輯功能　 除「尋找及取代」指令外，「編輯」菜單下每個指令都能在同一工作群組裡的各張工作表上起作用。
插入功能　 在「插入」菜單的「貯存格」、「列」、「欄」、「函數」等指令都能在同一工作群組裡的各張工作表上起作用。

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(電郵地址："Daniel_KC_To@police. gov.hk")

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