電腦知識庫
0 張相片
除了在文件內標設索引項目，你也可先擬定一份單字或片語列表，然後利用Word來替你在文件中自動將它們找尋、標設及編成索引。
你可依以下步驟將列表建立為新索引：
1.建立新文件。
2.從「表格」菜單中選取「插入」，再選取「表格」，來插入一個兩欄的表格。
3.將文件中選定的單字或片語依樣地（要留意英文大、小寫）輸入到表格的左欄
。
4.將你要展示的索引項目輸入在表格的右欄。
5.重覆第3及第4步驟，直至輸入了所有索引項目。
6.以一個有效的檔案名稱將文件儲存。
7.返回你要建立索引的文件。
8.從「插入」菜單中選取「索引及目錄」，再點選「索引」標籤。
9.點選「自動標設」按鈕後，「開啟索引自動標設檔」對話盒便會出現。
10.在載有上述兩欄表格的檔案上連按兩下，Word便會自動在你的文件內找出及標設所有相符的單字或片語。
11.再從「插入」菜單中選取「索引及目錄」，然後點選「確定」按鈕來建立索引。
其實上述步驟亦可用以增補現有索引，只要你在步驟7返回要增補索引的文件，並在步驟11，當Word問你是否要取代現存的索引時，你回答「是」便可。
建立交互參照
交互參照（很多時以斜體或括號表示）是用以指示讀者查看文件別處的文本。當你利用Word插入交互參照時，Word會自動替你建立參照文本，並連載有頁數、章數或其他位置記號。隨後如你修改文件，Word亦會自動為你更新位置記號。此外，交互參照也可以超連結方式插入，讓讀者點選以跳到交互參照指示的位置上。
若你要插入交互參照，請依以下步驟：
1.將插入點移到交互參照要出現的位置，輸入交互參照開頭文本，例如是「參閱」或「參閱頁數」，然後隔一空格。
2.從「插入」菜單中選取「交互參照」來開啟「交互參照」對話盒。
3.從「參照類型」列表中選取你要交互參照的項目類型。例如：當你選取「標題」後，下面的「指定標題」表中便會列舉出所有在文件中出現的標題。
4.從列表中選取文件標題、書籤或其他項目，作為交互參照的指示位置。
5.利用「插入參照類型的」表，選取你要展示的參照資料。例如：你可以以標題、頁碼或其他項目編號來展示交互參照。
6.視乎參照項目在文件中的位置，你可選取或剔除核對方塊來決定是否以超連結方式插入參照項目或為參照文本加入「如上」或「如下」。（請留意不是每種參照類型都有這樣的選擇。）
7.點選「插入」按鈕來插入參照項目。此外，「交互參照」對話盒會仍然開啟，讓你可繼續插入其他的參照項目。或你可點選「關閉」按鈕來關閉對話盒。
這系列文稿到此已圓滿結束。總括而言，我已為大家介紹了各種導讀工具，例如：目錄、圖表目錄、法律文件索引、索引和交互參照，好讓大家在閱讀長篇幅的Word文件時更加容易。
下次我會談談另一項有用的功能。請萬勿錯過。
「電腦心得齊分享，資訊應用更加廣」
(電郵地址："Daniel_KC_To@police.gov.hk")