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如何使用Word的合併列印（系列三）

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接著兩期是本系列的最重要部分，將會介紹如何建立主文件及合併資料與文件的詳細步驟。

建立主文件

首先，開啟一個空白的Word檔案，再按下「工具」菜單中的「合併列印」選項（見圖一）。

圖一

然後，大家要按下在「合併列印」視窗中「主文件」列項的「建立」按鈕，再選擇合併類型。由於我們要製作一封邀請信，所以大家應該選擇「套印信件」類型（見圖二）。

圖二

跟著，我們要按下在彈出對話盒中的「使用中視窗」按鈕以選取正在開啟的空白Word文件為主文件（見圖三）。

圖三

現在大家再按下「資料來源」列項的「取得資料」按鈕，再選取「開啟資料來源」選項（見圖四）。

圖四

這裡我們可揀選在上期教大家製作的資料檔案（「db.doc」或「db.xls」），而我會使用「db.doc」為大家繼續示範。完成後，Word會出現以下的對話盒（見圖五），提示你未在主文件中使用資料檔案中的任何資料。大家只要按下「編輯主文件」按鈕便可即時進入主文件。

圖五

隨後主文件視窗會被打開，你會發現這視窗大致和普通Word文件視窗是一樣的，唯一分別是它多了一個「合併列印」工具列（見圖六圈起來的部份）。此刻，你可先忽略賓客的個人資料，而在文件空白位置上只鍵入邀請信的內容（見圖六）。

圖六

下期我會接著介紹如何將賓客的個人資料合併入邀請信中，讓你完全掌握「合併列印」的方法。請勿錯過！

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