在Excel中輸入資料的知識和技巧（系列六）

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為了方便解說，請先建立下列的資料表。

自動加總按鈕（）

當你按下「自動加總」按鈕時，Excel將自動向左或是向上搜尋連續儲存格裡的數字，然後將它們相加，並把結果列示在作用儲存格內。

所以要計算上表裡2002年的罪案總數，可依以下步驟實行：

1.　將作用儲存格移至G2。

2.　按下「自動加總」按鈕。

但因為Excel採用向左或向上搜尋數字再予以相加的功能，並不一定適用在所有的情況，所以，此時或會出現「相加函數」﹙SUM﹚，同時在此函數內會列出「B2:F2」參數，表示欲將B2:F2區間內的值加起來，並詢問你是否要這樣做。若這並不是你想要的結果，你可以自行修改參數的相加範圍，否則你可以按下<Enter>鍵來確定實行。

3.　按下<Enter>鍵便得出以下結果。

自動加總指定區間

使用「自動加總」鈕的另一種方式是你可以先選定欲加總的範圍及欲填上加總結果的儲存格，然後再按此鈕。

如此要計算上表裡2003年的罪案總數，你是可以下列步驟實行：

1.　選定「B3:G3」區間的儲存格。

2.　按下「自動加總」按鈕，跟著取消之前選定的儲存格。由於在上述選定區間時，相當於已經指定欲執行加總的儲存格，因此按完「自動加總」按鈕後，將直接在G3裡列出執行結果。

自動加總多組資料區間

除了可以選定某組區間再予以自動加總外，你也可以一次選取多組區間，再按「自動加總」按鈕，予以一次執行多組資料的加總。

再次使用上方的資料表，若要同時計算2002年和2003年的罪案總數，可以跟從以下步驟：

1.　選定「B2: G3」區間的儲存格。

2.　按下「自動加總」按鈕，接著取消之前所選的儲存格，便得到以下結果。

下期，我會講解建立簡單的數學公式。

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