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內容管理（Ⅰ）

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隨著資訊科技的發展，警隊累積了十分豐富的知識，可供所有人員透過電子方式（即資料庫及網頁）取用。警隊的資料庫及網頁數目迅速增加，因此有需要確保這兩個源頭的數據、資料及知識切合時宜。為此，警隊為有需要內容管理的資料庫及網頁，設立了一個既有效率又有成效的系統。該內容管理系統亦務使相同的文件或資料不會被重複儲存於不同的資料庫及網頁內。

警隊的內容管理系統採用一系列特意設計的範本，涵蓋資料庫及網頁兩個範疇。警隊資料庫內容管理的對象包括 :

(i) 有需要作內容管理的資料庫

(ii) 《警察通例》及《程序手冊》；及

(iii) 警察告示欄

有需要內容管理的資料庫

在內容管理系統下，資料會在妥為分門別類後，才存入新的結構化資料庫系統。內容管理範本現已備妥，以便人員透過警察電子郵件網絡，容易、快捷及有條理地把資料分類、上載、更新和儲存。此外，這個範本也有助搜尋器為用戶在內聯網上快速找尋所需文件。該範本將於本年首季推出，屆時所有需要內容管理的的資料庫將被歸檔，所有新文件再不可儲存在該些資料庫內。若需對被歸檔的文件作更新，該更新文件須透過上述範本，被歸類及儲存於新的結構化資料庫中。有關使用範本作資料庫內容管理的詳情，會在範本推出日期前，在「行政指令」中公布。

在一些例外的情況，主要單位及單位可要求設立有特別編輯及進入控制的新資料庫。不過，鑒於警隊知識管理整體方針，旨在令所有警隊人員可毫無障礙地取用大部分資料，因此，該類項目範疇的數目將會維持在最低水平。

內容監督

在推出上述範本後，主要單位及單位的指揮官，須負責管理在新資料庫內其所屬項目範疇的內容。他們須委任內容監督（督察或以上職級人員，又或等級之文職人員）管理這些範疇，並確保用戶利用範本把資料分類，更新和儲存在適當的資料庫。

《警察通例》及《程序手冊》

由於上述範本不具備記錄追查功能，因此電子檔案系統（類似「總務及檔案室資訊自動化系統」‘GLORIA’）現已建立，用以擬備和公布《警察通例》及《程序手冊》的內容。《警察通例》及《程序手冊》內每一章的內容均透過一個電子檔案來管理。負責相關政策的助理處長及總警司在其指定的內容監督協助下，會按照既定的時間表透過電子檔案修訂每一章。

在推出這個電子檔案系統後，警隊便可擁有電子記錄，尤其有助追溯《警察通例》及《程序手冊》內容的批核時間、原因及人員。這個系統取代人手更新機制。

警察告示欄

在警察內聯網上的「警察告示欄」是警隊發放政策、指令、新聞及公布的重要溝通途徑。在去年一月，電子警務科擬備了一個告示欄範本，以供人員按多個常用項目標題上載和分類他們的信息。

目前採用的告示欄範本，會被納入新的資料庫內容管理範本。基本上，日後只會有一個警隊資料庫內容管理範本用以上載和更新內容，而警察告示欄僅會用作發布資訊之渠道。

為方便參考，下圖概述了警隊針對有需要內容管理的資料庫所設立的系統。

警察內聯網／最新消息／二○○六年總部通令第二號－警隊資料庫及網頁的內容管理

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第四期的個人知識管理分享講座已擬定舉行，詳情如下：

主題	網上社群應用（貳）例如社會性網路書籤工具，即時傳訊，社會網路軟體等
對象	所有警隊成員
時間	上午十時三十分至十二時
日期	二月二十五號（星期六）
地點	警察總部警政大樓十九樓資訊學習組四號課室
數額	二十
登記	如欲登記，請電郵至kmo-es-sq@police.gov.hk

若希望進一步了解警隊的知識管理發展情況及知識管理分享講座，請致電2860-6573與知識管理主任聯絡。