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知識管理資訊站 |
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內容管理是警隊知識管理入門網站──智庫四個主要部分之一，主要作用是將資料有系統地組織起來，當警隊成員利用搜尋器或網站導覽時，可迅速地找到相關的文件。 按照資料庫內容管理程序，資料先經警察電子郵件網絡所載的範本適當地分類，然後才儲存在新的資料庫結構內。經過電子警務組的努力，兩個資料範本，分別為公開資料範本及限閱資料範本，現已制備並裝置於內容編輯的警察電郵網絡帳戶內。公開資料範本專用於公開性質資料庫（例如常務訓令等）的內容管理，警隊每名成員皆可以查閱這類資料。顧名思義，限閱資料範本只用於限閱性質資料庫，例如刑事調查手冊等，只有獲授權人員才可查閱這類資料。兩種範本的功能大同小異，均可在警察電郵網絡左邊屏面的選項表中找到，即在Inbox, Stationery項下。 資料的上載及更新須根據去年年底進行的全警隊資料庫分類結果利用範本進行。內容上載的程序指將全新的內容放進所屬的資料庫，而更新程序則指從資料庫檢索已儲存的內容並作進一步編輯。兩種程序只須點選範本上的相關按鈕便可進行。下文介紹資料庫內容管理範本的主要功能。 （一）上載內容 在上載內容時，用戶可選擇建立章或段來儲存內容。章及段的作用是在資料庫內建立分層結構儲存內容，兩者的關係猶如電腦內的文件夾及子文件夾，章為分層結構的第一層次，其後的皆為段。要建立段，用戶應指明儲存內容的第一層次或上一子層次，例如：若用戶想建立03-01段，則應指明第一層次為03，然後點選Create Paragraph按鈕。 （二）更新內容 一如建立段，用戶更新內容時需要告知系統更新哪項內容。用戶按下View Content按鈕後，選好內容編號後，範本即會顯示該項資料，包括標題、說明、關鍵詞等，之後用戶便可編輯內容。更新內容其中一個重要的步驟是記錄更新歷史，即更改內容的原因或背景。 在更新及上載內容時，用戶均應指明下一次更新日期，以確保所載的內容為最新。在進行這兩個程序期間，用戶亦可選擇將工作儲存作草稿，稍後再從警察電郵網絡的草稿箱檢索該草稿作進一步編輯。此外，亦可點選範本頂部的Discard Change將所有變更或輸入的資料刪除。 （三）建立新資料庫 至於建立新資料庫，若是公開性質資料庫，用戶可以點選Create New Section按鈕提出要求。用戶在選擇了新資料庫的單位及類別後，這個按鈕才會出現。然後屏幕會顯示五條問題請用戶提供詳細的資料，包括資料庫的名稱、建立的理據、新資料庫的內容監督或編輯，以及聯絡電話。若要建立的是新限閱性質資料庫，有關人員應發電郵至知識管理小組，在取得批准後再經由顧客為本帳戶管理系統通知資訊應用科，以便採取進一步行動。 （四）提示 ＊建議將較大的檔案分拆成段，以縮短上載及下載的時間； ＊如電郵信息，檔案的大小需為10Mb以下； ＊用戶如欲知悉範本內某個欄的詳情，可在點選滑鼠按鍵後按�韝ㄘ鞢A屏幕便會顯示該欄的說明，及 ＊各資料庫的內容監督已接受訓練，如有需要，各資料庫的編輯可聯絡他們尋求意見。至於用戶，如有需要，可致電2860-6573尋求知識管理求助台的協助。 （五）相關資料 有關內容管理的有用資料，特別是資料庫內容管理方面的資料亦已上載至內聯網。如要查找，用戶可點選範本上的Help按鈕，屏幕會顯示另一個網頁，內載以下資料： ＊說明範本功能的學習套件； ＊相關的總部通令及行政指令； ＊常見問題； ＊簡介（PowerPoint檔案）； ＊資料庫的類別及子類別； ＊資料庫的內容監督及編輯，以及 ＊求助台。 知識管理相關消息 為提升各人員對知識管理的認識，知識管理籌委會擬藉知識管理電子學習套件舉辦一項高分挑戰賽，供在職警隊人員，包括軍裝、文職、輔警及合約制員工參加。 獎品： 於「管理」方面所有三個情節取得最高分的五位人員及「行動」方面所有三個情節取得最高分的五位人員將獲發USB儲存裝置以作獎勵，若有同分者，則以較早取得該分數者為優勝。 期限： 於十月三十一日前進入該套件之人員將自動成為參賽者。 詳細資料請參閱「智庫」之走馬燈。 |
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