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使用「智庫」小貼示

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（一）資料庫的內容管理

＊建立新資料庫

建立新的公開性質資料庫可透過資料庫內容管理範本進行，該範本可在警察電子郵件網絡（PEN）屏面左邊的選項表中找到。

由於牽涉資源的問題，建立新的限閱性質資料庫必須電郵至知識管理小組的PEN戶口「km-admin」提出申請，而非透過上述範本進行。負責人員須在電郵中臚列擬建立資料庫的中英文名稱、限閱的理由、資料庫擁有人姓名、資料庫內容監督及編輯的PEN戶口，以及該新限閱性質資料庫應歸入哪個類別或分類的資料。知識管理小組接獲電郵後會進一步處理有關申請。

＊資料庫編輯

若有需要，限閱及公開性質資料庫編輯的名單可作出更改。相關的資料庫編輯須把所有作出的更改呈交相關的資料庫內容監督，以供批簽。內容監督批核有關申請後，須將其送交PEN戶口「km-admin」，以便跟進。

人員如要取覽資料庫編輯名單，只須點擊資料庫內容管理範本上方的Help按鈕，屏幕上便會顯示另一網頁，內載所有與資料庫內容管理有關的資料。使用者接著可點擊該網頁上所顯示的項目8，以檢索資料庫編輯及內容監督的名單。

＊創造新的關鍵字詞

關鍵字詞是使新搜尋器功能獲得優化的其中一個因素。所有五百多個經確認的關鍵字詞均連繫著不同的文件或資料及相關主題，它們都會顯示在搜尋器的界面中。因此，備存一份關鍵字詞清單至為重要。至於令清單得以持續更新的問題，上述資料庫內容管理範本中已內置了創造新關鍵字詞的功能，以便人員在進行檢索時能就有關新內容作出更理想的描述。

不過，由於關鍵字詞的作用牽涉識別不同的文件或資料及相關主題，在讓新創造的關鍵字詞生效並供使用之前，有關方面必須花費若干時間對它們作出審批。

（二）網頁的內容管理

＊管理職責

各單位指揮官已分別委任了網頁管理員及批核人員，負責管理網頁的內容。網頁管理員的職責是利用網頁內容管理系統，設立及設計有關單位的網頁。為確保各單位網頁所顯示的資料準確和合時，以及網頁與資料庫的內容沒有重複，批核人員會先查核網頁管理員上載的資料內容，然後才向整個警隊發布該些資料。

＊培訓

為使網頁管理員及批核人員能了解網頁內容管理系統的功能，資訊系統部電子警務科會向他們提供所需培訓。

（三）導覽

資料庫及網頁一經創立或開設，人員便可透過瀏覽智庫查閱。透過智庫，人員可接達「知識圖」、「知識管理工具庫」、「搜尋器」、「學習入門網站」、「警察內聯網」，以及仍在發展中的「我的公事包」。

大部分資料庫及網頁均可在知識圖項下找到。知識圖的界面中並提供「單位」及「主題」兩個導覽流程，前者為預設的導覽模式。「單位」導覽流程令使用者可透過按警隊組織架構進行瀏覽而找到某資料庫或網頁。知識圖的界面中同時提供的「主題」導覽流程，則為使用者提供另一個瀏覽模式。人員可在該處瀏覽十個類別及六十六個分類。以「手冊及通令」（類別）為例，人員可能希望在「單位」導覽流程中進入相應單位取覽其常務訓令。不過，如想取覽整個警隊的常務訓令，使用這導覽流程的成效便可能不那麼大。人員可轉而使用「主題」導覽流程，把滑鼠移到「手冊及通令」（類別）上面，然後點擊「常務訓令」（分類），屆時所有的常務訓令便會以六角體的形式顯示出來，供人員檢索。

此外，知識圖界面中亦提供「網頁指南」，作為檢索資料庫或網頁的第三個途徑。在知識圖屏面的右上角便可找到這項功能。當人員點擊「網頁指南」時，會獲提供三種文字連結（即按字母、主題及單位類別提供的連結），然後人員便可在此點擊其希望找到的資料庫或網頁。

知識管理工具庫提供一套工具供人員使用。這些工具包括「同儕指導計劃」、「警務實踐借鑑庫」、「電子學習套件」，以及與知識管理有關的各個連結。

（四）搜尋器

要搜尋某個特定的詞語，可在該詞語的前後加上引號。舉例來說，人員如想特地搜尋與知識管理有關的資料，可在搜尋器中輸入「知識管理」這些字眼，搜尋所得的結果將會局限於一些載有所有「知識管理」這四個字眼，而非分別載有「知識」或「管理」這兩個獨立詞語的資料。換言之，依照上述做法，搜尋的結果可以是更具體明確及更有相關性。

此外，搜尋器亦提供進階搜尋的功能，讓使用者可以把搜尋範圍縮窄。人員可調整供搜尋用的關鍵字詞的比重，以及指定採用其他參數，以找得更有相關性的資料。

搜尋結果會按其所屬主題歸類。人員如希望獲取更多屬同一主題的資料，可點擊顯示出來的搜尋結果下方的「更多資料」按鈕。這個做法讓人員得以獲取儲存於「其他手冊」主題下的其他相關資料。

當人員作出點擊後，某些檢索結果或會要求他輸入其名字及密碼。這意味著有關資料是儲存於限閱性質的資料庫內。人員如要檢索這些資料，可到PEN的警察內聯網首頁，點擊限閱性質資料庫圖標，然後再點擊相關的限閱性質資料庫。