訓練管理系統功能獲肯定

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警察學院較早前在港島總區及刑事部成功地率先推行了「訓練管理系統」。由於個別人員、訓練統籌員及總務室人員都曾經使用過訓練管理系統，《警聲》分別訪問了系統的個人使用者柴灣分區巡邏小隊第三隊的警署警長賈學明及特准用戶港島總區行政主任（人事）何嘉雯，了解他們對該系統的意見和使用經驗。

賈學明認為該訓練管理系統對個別人員及警隊整體而言都是「十分有用」。這套新增系統載列了多類不同性質的訓練課程，例如職業專門知識、電腦知識，以及公務員培訓處舉辦的各類課程等，因此，有意增強其工作專業知識的人員會感到獲益不淺。

賈學明指出，更重要的是有了訓練管理系統後，人員感到有選擇課程報讀的「權利」。他解釋說：「該套系統推行前，我主要是透過通令、便箋或其他渠道獲知有關訓練課程的消息，因此有時會錯過一些想報讀的課程，但我現在可以從訓練管理系統的網上信息中知道所有適合我而又正接受申請的課程，還可透過該系統提交申請。我甚至可以使用私人電腦透過『家居警察內聯網』接達訓練管理系統，報讀符合申請資格的課程。有關訓練課程的資訊傳遞現已進入了雙向交流發展。」

事實上，賈學明很早已懂得善用訓練管理系統來配合個人的培訓需要；他已修畢一個由警察學院主辦有關單位資訊通用系統的三天課程，並已報讀一個由公務員培訓處舉辦有關管理事務的工作坊。

他補充：「我對管理課程有很大興趣，會繼續不時查閱訓練管理系統的有關資訊。我希望其他同事也能善用系統向我們提供的服務。」

訓練統籌員的忠告

何嘉雯在接受《警聲》訪問時表示，她希望跟警隊成員分享她履行港島總區訓練統籌員職務時使用訓練管理系統的經驗。她還肩負總部單位，如刑事、行動、行政、衝鋒隊，以及總區指揮及控制中心的區訓練統籌員的職責。

她強調：「我們經常提醒自己，我們同時擁有兩個身分，因此，必須在不同時間按身分需要採取不同的跟進行動。」

回顧系統試行時的經驗，她指出在初期她們的工作量確實增加了，但當使用者及總務室人員熟習訓練管理系統的運作後，他們對其效率及所帶來的好處留下深刻印象。

她說：「我們再不需要轉發培訓課程資訊、輸入申請人的個人資料，以及編製便箋和報表等。所有這些東西都已放在訓練管理系統內！對於總區或區行政人員來說，最重要的是在進行遷移往訓練管理系統前先要檢討整個文件模式送遞工作流程。某些行政步驟可能需要保留、修訂或取消。我的忠告是跟總區或區的督導人員及總務室人員保持良好溝通，並建立一套有效的提名書依期呈閱系統。」

何嘉雯給警隊成員的建議是「建立定期登入訓練管理系統的習慣，最好是每天都登入。除了系統的網上資訊外，同事如已在『職務資料』欄內填報警察電子郵件網絡地址，還會收到警察電子郵件網絡通知」。

至於督導人員，她建議他們「放假前辦妥有關審批權轉授安排。上課時間表是非常有用的管理工具，當中資料包括新到任下屬其報讀申請已獲接納的課程」。

同時，她給訓練統籌員的建議是「在提名名單確定後，須先下載及儲存有關名單，然後才按動訓練管理系統的『確認』按鈕，原因是當獲提名人員被調離你的單位後，你再不會在訓練管理系統中看見該員的姓名」。

柴灣分區巡邏小隊警署警長賈學明及港島總區行政主任（人事）何嘉雯皆認為「訓練管理系統」有助精簡行政程序和減省文書工作。