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网上档案分享的安全(2)
上一期，我们谈及与朋友分享档案和资料时应该注意的事项。今期会讲一些在办公室内分享公事档案和资料时，要注意的地方。
除使用软磁碟或光碟的方法外，同事可以使用官方USB手指驱动器与同事交换及分享档案。储存在手指驱动器内的档案会自动加密，如果输入不正确的密码若干次 后，档案会自动删除。那么，因遗失手指驱动器而导致资料外泄的风险会大大减少。不过，因为手指驱动器不能随便交给其他人使用，手指驱动器的持有人必须在场 才能分享档案。
根据资料的敏感度和资料分类，同事可考虑使用软磁碟或光碟作档案分享。如果是敏感文件或文件含有个人资料，储存在软磁碟或光碟时必须加密；加密密钥或加密 密码不能写在储存媒体上，或与储存媒体一起存放。另外，为减低因遗失储存媒体而导致资料外泄的风险，这类储存媒体必须亲自递送，或使用可靠的方法送给相关 人员。
内部电子邮件系统也可用来交换及分享档案。不过同事在送出电邮前必须小心确认收件人是否正确，否则，将敏感文件送错给他人，可能会导致严重的后果。
同事不需要是电脑天才才能保护公事档案和资料。避免档案和资料泄漏，只需遵从以下的安全贴士便可。
* 不要写下加密密码，或把密码和已加密的档案和储存媒体一起储存；
* 不论是暂时性与否，不要在私人电脑或仪器储存公事档案和资料；及
* 不论是暂时性与否，不要将公事档案和资料在未受权的渠道传送或储存在未受权的地方，如网上储存供应商、点对点网络或网上电邮供应商。
在互联网时代，「暂时分享」可能是相等於「永久分享」，尤其是当数据在你不知道或不能接触到的地方传送或储存。所以，不要为贪一时方便而尝试在未受权的情 况或方法下分享公事档案和资料。
